Mejora tus circuitos y procesos documentales con un gestor documental que automatize tu empresa
En el conjunto de actividades destinadas al control de una organización empresarial existen diversos puntos de importancia crucial. Uno de ellos es, sin ninguna duda, el de la gestión documental. Lo bueno es que, por supuesto, la tecnología ha ido desarrollando herramientas destinadas a facilitarla. Por ese motivo, a lo largo del presente artículo se tratarán algunos puntos clave al respecto.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión de documentos puede definirse como aquel conjunto de normas prácticas, técnicas y teóricas destinadas a la administración de documentos de cualquier clase. Se centra en todos aquellos elementos recibidos y creados dentro de una estructura empresarial, con tal de facilitar la posibilidad de acceder a la información contenida en ellos, determinar qué documentos hay que guardar y cuáles no, eliminar los inservibles y asegurar los más valiosos.
La importancia de la gestión de documentos
Es evidente que toda empresa, sea más o menos grande, recibe diariamente una serie de documentos. Manejarlos correctamente resulta fundamental para el buen funcionamiento de la compañía. En este punto es donde entra esta disciplina, que es capaz de optimizar las tareas de envío, almacenamiento y gestión generalizada de la información relevante.
Las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental como Docuware
Como se ha dicho en la introducción, la tecnología ha ido desarrollando, poco a poco, diversas herramientas destinadas a facilitar la gestión de todos los documentos importantes. Un claro ejemplo es el software de Docuware.
Para comprenderlo correctamente, se atenderá ahora a algunas de sus ventajas clave.
La reducción de los costes de archivado
En primer lugar, un programa de este tipo reduce extraordinariamente los costes, especialmente porque hace uso de la nube y la tecnología digital, que no ocupa espacio físico.
Facilidad en la gestión y envío de documentos
Dado que todos los archivos relevantes se encuentran debidamente organizados y almacenados digitalmente, es muy sencillo gestionarlos por completo. También permite enviarlos a cualquier persona que los necesite, ya sea para imprimirlos, firmarlos o, desde luego, hacer uso de ellos.
Máxima seguridad
De nada sirve todo lo que se ha dicho hasta este punto si los archivos siguen siendo vulnerables ante cualquier clase de ataque o intento de robo. Pues bien, el programa sobre el que aquí se está hablando cuenta con garantías suficientes como para poder afirmar que todos y cada uno de los elementos almacenados se encuentran suficientemente protegidos.
Búsqueda y acceso a los archivos desde cualquier lugar
Esta es, quizá, una de las ventajas clave, y consiste en una consecuencia derivada de todo lo que se ha dicho hasta ahora. Con solo dedicar unos breves segundos se podrá buscar, acceder, editar, eliminar, duplicar, imprimir o firmar cualquiera de los archivos desde cualquiera de los lugares. Y, para ello, únicamente se va a necesitar contar con acceso a internet.
La gestión de documentos y la nube: una relación necesaria
Como se habrá podido ver, el punto en común en este tema es el uso intensivo de la tecnología de la nube. Y es que no hay mejor manera de dinamizar los flujos de trabajo, de agilizar las gestiones y de mejorar sustancialmente el funcionamiento y organización general de la compañía que haciendo uso de la tecnología de archivado y gestión digital.
En conclusión, a lo largo del presente texto se ha podido comprobar cuál es la importancia de la gestión documental en general, así como del uso de un software especializado en particular. Mantener la competitividad de toda compañía es clave y, para ello, no hay nada mejor que hacer un uso debido del conjunto de herramientas que la tecnología ha acabado desarrollando específicamente.
