Los ladrones del tiempo son uno de los enemigos más acérrimos de la productividad. Son aquellos elementos que consiguen hacer que una persona pierda el enfoque y les dedique tiempo aun sabiendo que lo único que le aportan es despistarle de sus responsabilidades.
En ocasiones, estas pequeñas tareas que consiguen desenfocar a un trabajador de sus quehaceres diarios se vuelven un verdadero problema. Por ello en este artículo se muestran cuáles son y cómo conseguir evitarlas.
Ladrones del tiempo más frecuentes
Cada persona es diferente, pero estos ladrones no suelen variar mucho de unas a otras. Hay algunos que se repiten una y otra vez y que, por eso mismo, son más sencillos de identificar y combatir. Son los siguientes:
– Internet, redes sociales y Whatsapp. Los estudios certifican que estos son los causantes de mayor pérdida de tiempo. Es habitual que los trabajadores consulten sus redes sociales en horario laboral, y eso hace que pierdan la concentración y dediquen menos tiempo al trabajo.
– Correo electrónico. Al contestar a cada correo en el momento en el que se reciben es fácil que la concentración se desvanezca y tarde en volver.
– Las interrupciones, al igual que la multitarea y la procrastinación, nunca son buenas. Son elementos que hacen que un mismo trabajo lleve mucho más tiempo del debido.
– Desorganización. Es una de las costumbres que peor imagen da y, además, influye mucho en la productividad. Alguien desorganizado siempre necesitará mucho más tiempo para encontrar cualquier cosa que necesite, tanto en su trabajo como fuera de él.
¿Cómo combatir a estos ladrones del tiempo?
En esencia, combatir a estos elementos es bastante sencillo, pero hay que seguir una serie de pasos muy concretos.
1. Identificarlos
El comienzo es el paso más importante y, aunque parezca muy obvio, es simplemente identificarlos. Es muy habitual que una persona sienta que su día no ha sido productivo, pero que no sepa exactamente por qué. Por eso hay que comenzar analizando el día, qué momentos han sido menos productivos y qué es lo que se estaba haciendo entonces.
Puede ser que el tiempo que se pasa en las redes sociales parezca menos del que realmente se utiliza, que la tarea de contestar emails lleve más tiempo del debido o que la desorganización haga que una persona invierta demasiado tiempo diario en encontrar los elementos que necesita para continuar con su trabajo.
Sea cual sea la causa, es necesario saber cuál es y ponerle nombre para conseguir eliminarla.
2. Descubrir por qué están causados
El segundo paso es identificar el origen de ese ladrón del tiempo concreto. ¿Es responsabilidad del propio trabajador, como una mala organización o la falta de concentración? ¿O, en cambio, es responsabilidad de la empresa, como por un mal establecimiento de objetivos, reuniones improductivas o el encargo de diferentes tareas a un mismo empleado que le obliga a realizarlas en modo multitarea?
Dependiendo de la causa de ese ladrón del tiempo, su eliminación se realizará de una u otra manera.
3. Eliminarlos de raíz
Una vez que se les ha conseguido poner un nombre y se ha establecido su causa, el siguiente paso es desarrollar una estrategia para neutralizarlos.
¿Cómo puede conseguirse? En ocasiones será suficiente con adaptar las normas y los procesos y otras veces serán necesarios métodos más pedagógicos para estimular el compromiso del trabajador.
Es importante diferenciar lo importante de lo urgente y priorizar las distintas tareas. Además, acciones como delegar, la actualización de los objetivos de manera escrita o disminuir las interrupciones siempre favorecen la productividad.
Los ladrones del tiempo son una fuente de distracciones y costes para la empresa. Pero sabiendo cuáles son los más frecuentes y cómo combatirlos, el aumento de la productividad se vuelve mucho más sencillo.
