La tesorería de una empresa es el área que se encarga de realizar las operaciones monetarias, es decir, aquellas que tengan que ver con el flujo de los cobros y pagos. Muchas veces es confundida con el departamento de contabilidad. Por ello, es necesario determinar las diferencias de cada uno porque, aunque ambos trabajen con el dinero de un negocio, las funciones que realizan son diferentes.
¿En qué consiste la tesorería de una empresa?
Este sector es el encargado de gestionar y organizar las operaciones que implican el flujo monetario de una empresa, tanto de entrada como de salida. Ambos departamentos mencionados se diferencian porque la tesorería es la responsable de verificar que cierta cuantía de dinero esté disponible para realizar un pago determinado. Mientras que el área de contabilidad será el que se ocupará de registrar y que quede constancia del movimiento en cuestión.
Cuáles son sus funciones
– Se gestionan todos los recursos relacionados con el flujo monetario de la empresa.
– En caso de que se produzcan desviaciones de algún presupuesto y el resultado final, este es el departamento que se encarga de solventar los errores. Asimismo, es el encargado de realizar el control y de prever los posibles riesgos que puedan afectar a la empresa.
– Diseña las estrategias y las políticas que se llevarán a cabo, tanto a clientes como a proveedores. Toma el control de que se cumplan adecuadamente las previsiones establecidas.
– Otra de sus funciones es la búsqueda de financiación, lo que incluye el factoring. Este consiste en conseguir una pequeña financiación inmediata con un acuerdo entre dos empresas pymes.
¿Cómo gestionarla?
Cuando se realiza una buena gestión del departamento, se obtienen buenos resultados que garantizan la liquidez de la empresa y que no se pierda dinero ya que todo estará debidamente registrado. Los pagos estarán realizados a tiempo y, además, habrá posibilidad de disponer de un colchón en caso de imprevistos. Con un buen manejo de este sector se podrán obtener claros resultados de si la empresa es económicamente viable.
Para ello, es importante que toda empresa esté a la orden del día del pago de sus deudas y de sus facturas. Estar actualizado le permitirá conocer en todo momento la situación de liquidez de la que dispone y de cómo se encuentran las cuentas bancarias y los cobros y pagos habituales del negocio. Para ello solo es necesario realizar un balance en el que se perciba lo que entra y lo que sale. Por tanto, la diferencia entre ambos dará lugar a los beneficios que obtiene.
Por otro lado, es fundamental determinar las políticas de pagos y cobros que sean eficientes. Para esta misión son necesarias unas herramientas que se adapten tanto a los clientes y proveedores con los que trabaja la empresa, como a ella misma. En un principio, el poder de negociación con terceros será reducido y habrá que acatar lo impuesto. No obstante, conforme la empresa crezca y obtenga mayores beneficios, se irán flexibilizando los precios.
Asimismo, es fundamental determinar cuáles son las fuentes de financiación disponibles y cuáles serán las elegidas en función de las necesidades que haya que cubrir. Las posibilidades abarcan todas las entidades financieras, tales como bancos y aseguradoras, y también se podrá optar por alternativas públicas (pero hay que tener en cuenta que la variedad es menor).
Errores más típicos en la gestión
Cuando no se realiza una buena gestión de la tesorería se pierde efectividad y supone una incidencia directa en el aspecto financiero de la empresa. Determinar cuáles son los errores más comunes es una buena forma para evitarlos.
1. La falta de previsión implica que la empresa no pueda hacerse cargo de imprevistos y de cobros realizados por el banco. Esto implica reclamaciones innecesarias y gastos descubiertos.
2. No colocar los excedentes de tesorería. Basta con disponer de herramientas que permitan hacer rentable los excedentes. Son instrumentos de bajo riesgo y bajo coste que, aunque sea de manera poco rentable, siempre darán mayores beneficios que teniendo parados esos saldos no operativos.
3. No contar con todas las herramientas financieras. Siempre es mejor no depositar todo el dinero en una misma entidad por los riesgos que esta puede sufrir. Por ello, aunque pueda requerir el cobro de comisiones en ciertos sitios, a la larga puede ser más beneficioso diversificar en distintas entidades.
Las KPI principales del departamento de tesorería
Las KPI son siglas en inglés que literalmente dicen Key Process Indicators, que vendrían a determinar los objetivos de un departamento. En este caso concreto, también es importante determinar cuáles son los propósitos a alcanzar:
– Mantener en el nivel deseado, y sin pérdidas, las cuentas y los saldos bancarios de las empresas.
– Gestionar el futuro del negocio para prevenir las incidencias inesperadas.
– Realizar un análisis de cómo evoluciona el flujo monetario de la empresa desde el pasado hasta el presente.
Esta es la información básica que ha conocerse sobre el departamento de tesorería, la cual, será mucho más fácil de gestionar si se utiliza una herramienta específica para su gestión cómo es Sage XRT
