Impresión profesional con teletrabajo
Durante el confinamiento, la gestión de la impresión ha afectado de manera decisiva a la forma de imprimir documentos. El teletrabajo provocó que fueran los empleados los que imprimieran en su casa los documentos que necesitaban para su desempeño profesional. ¿Cómo ha influido esta circunstancia en las empresas?
Consecuencias de los cambios provocados por el confinamiento
Contar con un servicio de impresión profesional es siempre imprescindible para certificar la seguridad. Ha de subrayarse que las impresoras son también susceptibles de sufrir un ciberataque que termine por afectar seriamente a la imagen de la empresa.
Mención aparte merece el perjuicio económico para el teletrabajador que usa su impresora doméstica para trabajar, el cual podría reclamar el correspondiente gasto ocasionado. En ambos casos, la protección de datos personales o empresariales no siempre es fácil de llevar a cabo salvo si se apuesta por la opción adecuada.
Servicios gestionados de impresión (MPS): una alternativa perfecta
Contar con un programa específico que monitorice el parque de impresión es siempre aconsejable. Principalmente, porque todas las impresiones, fotocopias y escaneos realizados pueden controlarse fácilmente. Lo mismo sucede con los documentos adjuntos en faxes y correos electrónicos. Los servicios gestionados de impresión proporcionan las siguientes ventajas:
· La supervisión remota de los dispositivos conectados.
· Comprobar cuál es el nivel de tinta para avisar al teletrabajador de cuándo es necesario renovar el consumible correspondiente.
· Revisar el contador de páginas para controlar mejor el gasto y las impresiones realizadas por cada trabajador y por el equipo de impresión específico.
· Disponer de un panel de control en el que se conoce, al detalle, qué y dónde se ha impreso un documento concreto.
·Crear informes con los datos almacenados en las impresoras (principalmente, fotocopias y escaneos).
· Acceder al tipo de consumo y durabilidad, entre otros factores, de cada consumible. Así es más fácil adelantarse a lo que sucederá consiguiendo que cada trabajador tenga su impresora en perfecto estado.
· Conectar el MPS con las bases de datos, CRM o ERP que utilice la empresa. Por lo tanto, se integra como un programa más, lo que aumenta su usabilidad.
En definitiva, controla de forma exhaustiva todo lo relacionado con la impresión de una empresa. Además, tiene la capacidad de detectar cualquier fuga de seguridad en menos tiempo.
Otros beneficios a tener en cuenta
Al tratarse de un programa que usa la nube de internet, la accesibilidad es total. En este sentido, los protocolos empleados son siempre compatibles. Es posible personalizar al máximo el programa eligiendo los dispositivos que tendrán acceso al panel de control principal.
Con designar a un empleado que se dedique a controlar todos los procesos de impresión en marcha sería suficiente para obtener un resultado perfecto. Igualmente, sería necesario concienciar a toda la plantilla de la importancia de las medidas de seguridad para no facilitar la labor a los ciberdelincuentes.
Además de su facilidad de uso, la compatibilidad de estos programas con diversos sistemas operativos y con las impresoras de las marcas más populares es otro aspecto a destacar. Por otro lado, los informes que emiten son altamente recomendables para establecer cuáles son los cambios necesarios para proteger todos los datos generados.
Si el teletrabajo ha sido una imposición para adaptarse mejor a los requisitos sanitarios, la seguridad en la gestión de la impresión es imprescindible para conseguir la supervivencia de una empresa. De este modo, será posible aumentar la protección de datos importantes (o de la propia información financiera) y se evitará que un ciberataque se convierta en el principio de una caída en picado de la reputación que tanto esfuerzo se tarda en conseguir.
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