Consejos para digitalizar tu empresa y reducir tu consumo de papel
El problema con el uso de papel no es sólo el daño ecológico que significa, sino también el reto que representa para nuestra organización y productividad. Una oficina sobrecargada de papeles suele ser un lugar donde perdemos mucho tiempo intentando encontrar exactamente lo que buscamos.
El consumo excesivo de papel no sólo es negativo para el medioambiente, sino para tu presupuesto. Los costos asociados (de impresión, de copiado y almacenamiento) pueden representar miles de euros al año en una oficina.
Así que en Control Group nos preguntamos,
¿Consumir o Reducir?
El consumo de papel en el mundo sigue aumentando
Desde hace años, se anuncia la muerte del papel pero la realidad es que cuanto más aumenta la población humana, más disminuye la cantidad de árboles.
La tala indiscriminada, la deforestación y el aumento de las nuevas tecnologías eran razones más que de sobras para ese fin de consumo excesivo. Sin embargo, y por increíble que parezca, el consumo de papel a nivel mundial ha aumentado.
En los últimos años hay una corriente para disminuir o eliminar el consumo de papel. En inglés se dice «to go paperless», que traducido directamente suena bastante radical: eliminar por completo el papel de nuestras vidas. Esto puede resultar una perspectiva un poco extrema para muchos de nosotros. Reducir el consumo sólo se conseguirá cambiando nuestros hábitos de consumo y llevándolos hacia un modelo más sostenible. Esta reducción es una parte esencial del cuidado de nuestro planeta; un menor consumo permitirá reducir el volumen de residuos, el gasto de materias primas tales como el agua, los niveles de contaminación y el consumo de energía.
Pero no hay que dejar de consumir, sino hacerlo con cabeza. Con un poco de voluntad, responsabilidad y el uso de las herramientas adecuadas, es posible reducir el consumo de papel y adoptar sistemas más eficaces, donde nuestra información esté segura, accesible y fácil de localizar.
“Sólo en España, se utiliza para la producción de papel destinada a la impresión de facturas, un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol, cada año – Revista Byte TI”
Buenas prácticas para reducir el consumo de papel
Además de utilizar papel elaborado mediante un proceso que ayude a preservar del medio ambiente, el gran reto pasa por controlar y reducir su consumo. En este contexto, hay algunas acciones básicas que pueden ser de ayuda para disminuir el consumo de papel hasta en un 75%. Por ejemplo:
– Disponer de soluciones de Software de Impresión:
Te ayudará a reducir el consumo de manera voluntaria, manteniendo el compromiso medioambiental de la compañía, con un control absoluto en impresión copiado, escaneado y fax. Con una simple aplicación como PaperCut MF podrás tomar el control y administrar tus impresoras multifunción y con MPSMonitor podrás monitorizar y supervisar de forma remota el parque de impresión
– Utilizar Tecnología PageWide:
Para Control Group, ser sostenible es una obligación. No existe otra elección. Convencidos de ello os ayudamos a tener la mejor gestión del parque de impresión teniendo en cuenta valores medioambientales. Los equipos con Tecnología HP PageWide minimizan los consumos energéticos un 73% respecto a la impresión láser y utilizan consumibles de gran capacidad reduciendo así los residuos generados. Además, pueden imprimir documentos con menor cobertura de color con una alta calidad de imagen a un precio inferior.
– Contratar un servicio de gestión y mantenimiento de impresión:
Cada vez son más las empresas que se decantan por esta opción, dejando en manos de profesionales experimentados la gestión y optimización de los procesos. De esta forma, los trabajadores de la empresa pueden centrarse al 100% en las actividades principales del negocio.
– Es hora de implementar seguridad:
¿Sabes a que riesgos y costes te sometes si tiene un entorno de impresión no protegido? Los delitos cibernéticos, las infracciones internas y la falta de cumplimiento, entre otros, pueden perjudicar tu negocio. Hablamos de un riesgo real. Solo el 53 % de los responsables de TI son conscientes de que las impresoras son vulnerables ante los delitos cibernéticos. Actualmente hay plena consciencia de que los ordenadores son vulnerables a ataques cibernéticos. Sin embargo solo un 53% de las empresas tiene esta consciencia en los equipos de impresión.
– Implementa flujos de trabajo de documentos automatizados:
Con HP y Kofax AutoStore transforma los procesos manuales y desconectados en automáticos y dinámicos flujos de trabajo. Elimina los procesos manuales de manejo de documentos propensos a errores (órdenes de compra, facturas, solicitudes de préstamos, contratos, etc.). Captura, automatiza y distribuye documentos de manera efectiva para mejorar la productividad y la seguridad y así aumentar la capacidad de respuesta de tu organización al tiempo que ayudas a reducir los costes generales de manejo de papel
– Utilizar equipos informáticos que permitan compartir con eficiencia el contenido digital:
Digitaliza, transforma y envía. La línea exclusiva de dispositivos Flow y soluciones de captura de HP ofrece recursos versátiles diseñados para acelerar los flujos de trabajo de documentos, mejorar la colaboración y aumentar la productividad.
– Digitalizar tus documentos, facturas y tiques de gastos:
Escanear documentos y facturas puede ser la mejor solución, y en Control Group tenemos la solución Docuware, un software de gestión documental diseñado para automatizar los flujos de trabajo, para que los procesos sean rápidos y transparentes, tanto en la captura de los documentos, como en su archivado a largo plazo y en su búsqueda.
Otra solución interesante es OKTiket que nos optimiza el proceso de gestión de gastos, facilitando no solo su registro y almacenamiento, sino también su gestión por parte del departamento de administración de una empresa o una asesoría fiscal
– Utilizar herramientas para firma electrónica. Digitaliza tu firma:
Si tienes que firmar contratos frecuentemente, lo mejor que puedes hacer es adoptar un servicio de firma electrónica de documentos, como VidSigner, un conector desarrollado por Control Group que permite integrar la Firma Electrónica VidSigner de ValidatedID al sistema de gestión del ERP
– Adoptar herramientas de notas y listas de tareas digitales:
La posibilidad de tener tus listas y notas ordenadas, respaldadas, accesibles desde cualquier lugar y al alcance de una búsqueda es increíblemente poderosa.
– Confiar en la nube:
Por último, hay que enfatizar la importancia de tener respaldo de toda nuestra información, en especial si vamos a optar por preservar versiones digitales de nuestros documentos en los servicios cloud para nuestras copias de seguridad.
