Como mejorar la productividad con firma electrónica

 

El mundo laboral se encuentra en constante cambio. Está sometido continuamente a una serie de fuerzas dinamizadoras que generan modificaciones constantes. Esto hace que una empresa, si desea mantener un grado suficiente de competitividad, deba estar atenta de forma necesaria a los diversos cambios que, poco a poco, se van introduciendo.

En ese sentido, conocer la tecnología resulta esencial. Si se tiene a cargo la gestión de una pequeña, mediana o gran empresa, se ha de estar continuamente atento a las diferentes posibilidades de optimización, digitalización y mejora.

A lo largo del presente artículo se tratará una serie de cuestiones fundamentales al respecto.

¿Qué son las firmas electrónicas?

Si hubiese que realizar un resumen rápido y breve sobre el contenido conceptual de las firmas electrónicas, podría decirse sencillamente que se trata de un equivalente informático de una firma tradicional.

Es decir, jurídicamente, el hecho de realizar un garabato personal en un determinado documento cuenta con validez legal absoluta en cuanto a información y aceptación de lo escrito en el referido documento.

Pues bien, esa figura jurídica (la de la firma personal en papel) ha ido adaptándose a los diferentes tiempos que han surgido a raíz del desarrollo de las tecnologías.

Siendo así, se ha creado el concepto de firma electrónica como aquella marca personalizada que se sitúa sobre un documento digital a través de medios informáticos y que cuenta exactamente con la misma validez que una firma manuscrita en papel.

¿Qué es el SAP?

El SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing) es un concepto que refiere a un conjunto de servicios destinados a la administración empresarial optimizada.

Es decir, se trata de un sistema informático complejo que, haciendo uso de elementos tales como las firmas electrónicas o la gestión de archivos, hacen posible que las empresas administren correctamente todos sus ámbitos.

Esto incluye, evidentemente, los recursos humanos o la logística, así como el resto de los sectores claves en el funcionamiento conveniente de toda compañía. Inventario, envíos, contabilidad… todo ello y mucho más pasa a gestionarse con una perspectiva novedosa gracias al conjunto de servicios que se reúnen dentro de este conjunto de programas y aplicaciones.

En definitiva, recoge bajo tres letras toda una amplísima gama de útiles productos destinados a garantizar la correcta organización y gestión digitalizada del conjunto de aspectos esenciales que configuran todos los procesos esenciales de una empresa determinada, sea grande, mediana o pequeña.

¿De qué manera todo ello optimiza las transacciones en el entorno laboral?

A partir de las definiciones y explicaciones que se han propuesto en torno a los conceptos de firma digital y SAP es muy probable derivar ya cuáles son los modos en los que estos elementos pueden ayudar a la máxima optimización de cuestiones propias del ámbito laboral y empresarial.

Sin embargo, con tal de profundizar en este punto, puede hablarse de ventajas concretas tales como:

• La reducción general de los costes de gestión, archivado y tratamiento de la información.
• Protección de los documentos importantes, así como acceso a ellos de forma rápida, sencilla y a distancia.
• Optimización de tiempos, así como mejora continuada de los resultados finales ofrecidos a los clientes.
• Mejora generalizada del funcionamiento amplio de la compañía en su conjunto, evitando problemas de toda clase en los procesos de producción, distribución y venta.

¿Qué soluciones de Firma Digital existen?

Sage Firma Digital és una muy buena solución que te permite gestionar firmas electrónicas con validación legal integrada con la aplicación Sage 200 de sin salir de la aplicación y de forma totalmente automatizada. Mobility Live ha desarollado un conector que permite integrar la Firma Electrónica VidSigner de ValidatedId al sistema de gestión del ERP Sage 200, automatizando así el proceso de firma de cualquier documento (facturas, albaranes, contratos, etc.) tanto en escenarios presenciales como en remoto.

Hay diferentes tipos de soluciones seguras y fáciles de gestionar firmas electrónicas, nuestro servicio SaaS de firma permite solucionar para cualquier escenario presencial y en remoto, combinando criptografía, biometría y sencillez de uso:

Firma biométrica

Firma electrónica manuscrita presencial sobre dispositivos tablets de uso común pero calibrados. Recoger la máxima información biométrica del firmante, con datos cifrados y guardados de manera segura dentro del documento firmado.

Firma remota

Permite enviar documentos para firmar a cualquier persona con un PC, tablet o smartphone, sin necesidad de instalación, con doble validación vía e-mail y OTP al smartphone del firmante con la que puede asegurar su identidad.

Smartcard

Nueva App gratuita que permite a cualquier ciudadano firmar con el nuevo DNI electrónico desde su propio Smartphone a través de la tecnología NFC, adaptable a cualquier otro documento de identidad electrónico de cualquier otro país.

Firma centralizada

Diseñada para usuarios de las organizaciones que requieren firmar un gran número de documentos usando un certificado digital, tanto en el sector Salud, Ventas, Recursos humanos, Administración pública, Logístoca o para Banca y Seguros, con todos los reglamentos europeos y asegurando la custodia segura de las claves criptográficas

Stamper

En determinados procesos desasistidos como la emisión de facturas electrónicas o el sello de órgano administrativo, se requiere la realización de firmas automáticas sin necesidad de intervención del usuario, siendo compatible con los certificados de sello emitidos por los principales prestadores de servicios de certificación.

En conclusión, ya se puede decir que se conocen algunos puntos cruciales del nuevo entorno laboral generado por las tecnologías de la información y de la comunicación. Tan solo queda que cada cual, según como desee, implante lo aprendido de forma satisfactoria, aprovechando todas las ventajas que de ello se derivan en los diferentes niveles.