Factura electrónica: Automatiza el proceso de facturas de tu empresa
El típico proceso manual de aprobación de facturas puede ser lento y engorroso. Algunas facturas pueden pagarse de inmediato, pero otras pueden quedar en el camino debido a problemas comunes en el proceso de aprobación de facturas.
Los procesos digitales ayudan a que el proceso de aprobación de facturas sea mucho más rápido y sencillo, ayuda a expedir, remitir y recibir facturas en formato de factura electrónica en sus transacciones comerciales, así como informar de los estados de esta tanto al remitente como al emisor, cumpliendo con las legislaciones vigentes de factura electrónica evitando el fraude fiscal.
Al automatizar el proceso de facturas de tu empresa, muchos pasos pueden ejecutarse, sin darte cuenta, en segundo plano. Esto se debe a que los flujos de trabajo automáticos distribuyen y verifican las facturas de acuerdo con reglas fijas que puede configurar de antemano.
¿Cómo automatizar facturas?
Automatizar la gestión de facturas se ha convertido en uno de los principales retos de pequeñas y medianas empresas que aún usan Excel o lo hacen de manera manual. Con la gran disponibilidad de la tecnología y los distintos tipos de ayudas a la digitalización, la factura electrónica experimentará un gran impulso.
Si el procesamiento de facturas está completamente automatizado, cada paso está claramente definido, desde la recopilación de datos hasta la aprobación y la generación de un registro de transacciones para su contabilización directa en el sistema de contabilidad o ERP.
La solución desencadena flujos de trabajo de aprobación basados en sus normas empresariales para garantizar un procesamiento rápido y preciso. Comprueba los datos obligatorios, las órdenes de compra, las facturas duplicadas e incorpora nuevos proveedores rápidamente. El sistema se integra directamente con su sistema de contabilidad o ERP para eliminar la introducción de datos duplicados y errores manuales.
¿Qué pasos de debe seguir para el procesamiento de facturas?
- Recopilar facturas desde un escáner, una impresora multifunción, un correo electrónico, una carpeta vigilada o arrastrándolas desde el escritorio.
- Realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de los pagos y enviar recordatorios por correo electrónico.
- Validar y redirigir las facturas en función de las reglas de empresa predefinidas.
- Recuperar los documentos relacionados directamente del sistema de gestión documental sin salir de otro software empresarial, como su sistema contable.
- Proporcionar una visión general de las facturas, código GL y procesos de aprobación.
- Proporcionar datos descargables para introducirlos en su sistema contable o ERP.
- Facilitar el acceso móvil para que el personal autorizado pueda aprobar facturas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
- Ofrecer posibilidades de integración sólidas que funcionen a la perfección en su entorno informático. La solución de automatización del procesamiento de facturas debe integrarse en el correo electrónico, los portales de equipo, los sistemas de CRM, ERP y RR.HH. y en el software propio.
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1. Detectar errores automáticamente
Hay formas de asegurarse de que solo las facturas perfectamente correctas entren en sus procesos de aprobación. Un flujo de trabajo digital puede, por ejemplo, verificar automáticamente si información importante como el IVA está disponible en una factura. También puede determinar si los importes finales se han calculado correctamente en relación con el IVA mostrado o si una factura es un duplicado. Para ello, los datos de las facturas entrantes se leen y comprueban automáticamente en cuanto llegan al archivador. Si el flujo de trabajo detecta errores, recibirá una notificación de tarea y podrá corregir los datos, solicitar una nueva factura o cancelar su procesamiento.
2. Asigna facturas automáticamente
En el pasado, las facturas en papel viajaban de una persona a otra. Hoy en día, basta con hacer clic con el ratón para identificar a las personas adecuadas en la cadena o en los centros de costes para reenviar las facturas para su aprobación. Es aún más rápido si las facturas de un determinado proveedor siempre son revisadas por las mismas personas: de esta manera, puede usar la opción para asignar aprobadores predefinidos y distribuirles las facturas a través del flujo de trabajo automático. Otra ventaja para los procesos de aprobación rápidos: si alguien está de vacaciones o no puede aprobar la factura, se enviará automáticamente a su sustituto.
3. Aprobaciones dirigidas automáticamente a múltiples partes
Las facturas con montos más altos a menudo requieren un proceso de aprobación de varias etapas. Puede controlar esto con límites de aprobación específicos del usuario: tan pronto como alguien verifica una factura que está por encima de su límite, se reenvía a otra persona en el proceso, por ejemplo, a un supervisor. Alternativamente, también puede definir un valor de umbral general por encima del cual otro empleado, como un jefe de departamento, siempre verifica las facturas.
4. Directo a la reserva: gracias a las aprobaciones totalmente automáticas
Los procesos de aprobación más rápidos son completamente automáticos. De nuevo, hay varias posibilidades. Por un lado, las facturas se pueden comparar con datos de otros documentos en un archivador. Si, por ejemplo, hay una orden de compra coincidente, se utilizará como ticket para su aprobación, siempre que el número de orden y los montos coincidan con los de la factura. Por supuesto, también puede especificar documentos adicionales, como un albarán o un informe de inspección, lo que permite además que la factura se apruebe mediante coincidencia. Otra opción de procesamiento directo es transferir facturas de ciertos proveedores directamente a la contabilización, si están por debajo de cierto valor. Esta forma «QuickMatch» de procesamiento directo es adecuada, por ejemplo, para facturas de proveedores recurrentes que llegan mensualmente por la misma cantidad.
5. Realizar un seguimiento automático y recibir recordatorios
Una gran ventaja del procesamiento digital es la transparencia del proceso. Las listas de estado se pueden utilizar para ver de un vistazo qué facturas están en curso y en qué parte del proceso. Tan pronto como cambia un estado, las listas se actualizan en tiempo real. Puede determinar cómo se configuran las listas según las necesidades de su organización. Y si las facturas no se procesan a tiempo, el flujo de trabajo automáticamente recuerda y envía recordatorios.
Las reglas que rigen cómo automatiza el procesamiento de facturas en su empresa se pueden adaptar de manera flexible en cualquier momento con DocuWare Workflow Manager y Task Manager si los procesos o las políticas cambian. Por ejemplo, una liberación de facturas en varias etapas puede no ser interesante al principio, pero puede volverse necesaria tan pronto como la empresa crezca y haya más personas involucradas en los procesos de aprobación.
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