La gestión documental es una tarea fundamental en la buena marcha de toda clase de negocio o empresa. En este sentido, resulta fundamental acudir a programas específicamente diseñados para ello. Ahora bien, saber cuál elegir de entre todos los disponibles es esencial. Por eso, se expondrán aquí 10 puntos clave a la hora de juzgar un software como este.

1. Seguridad

Hasta las empresas más grandes, como Uber o Target, han tenido filtraciones de datos alguna vez. Por ese motivo, nunca hay que perder de vista este factor. Imposición de filtros y claves de acceso, una sólida estructura de derechos y jerarquías de manipulación y una separación organizada de los datos es fundamental.

2. Usabilidad

De nada sirve una seguridad potente si el programa es imposible de usar. Ha de haber una clara complicidad entre el software, su interfaz, sus funcionalidades y el usuario. Únicamente de esta forma, este contará con la comodidad suficiente como para sacar el máximo partido a la herramienta.

3. Una muy buena captura

En un mundo que todavía está a mitad camino entre el papel y el mundo virtual, es imprescindible poder gozar de medios de importación de documentos físicos a electrónicos o de un soporte electrónico a otro. En esto consiste el poder de captura de documentos que se debe tener.

4. Automatización de flujos de trabajo

Ahorrar tiempo supone ahorrar dinero y disminuir el porcentaje de errores. La automatización de los flujos de trabajo permite incrementar el número de tareas gestionadas por los dispositivos sin intervención humana. Funcionalidades como DocuWare permite llevar al máximo las tareas automatizadas.

5. Firma electrónica

En toda oficina moderna las firmas electrónicas cuentan con un papel de importancia innegable. Un buen gestor documental ha de permitir firmar con facilidad, agilidad y seguridad. Es este el único camino para enfrentar todas las situaciones posibles sin problema.

6. Arquitectura escalable

En el ciclo de existencia de toda empresa, sus necesidades y estructuras se van viendo modificadas. Pues bien, el gestor ha de ser capaz de responder a estos cambios. Debe contar con la facultad de escalar o reducirse, dependiendo de los casos. DocuWare, por supuesto, cuenta con la suficiente flexibilidad.

7. Integración como la de DocuWare

Decir que un gestor documental es el único programa que necesita una empresa, sea esta del tipo que sea, es mentir. Por ese motivo, lo ideal es que se trate de un software capaz de integrarse con el resto de sistemas presentes en la compañía, como los relativos a la cloud.

8. Facilidad para el trabajo híbrido

En la actualidad, se está viviendo una clara evolución desde el trabajo presencial al remoto. Esto significa que la sociedad se encuentra en una situación de hibridación. Por ese motivo, todo software debe estar lo suficientemente adaptado a ambos esquemas de ejecución de tareas.

9. Importancia del correo electrónico en la gestión documental

Es imposible comprender los flujos de trabajo modernos sin hacer referencia al email. Por eso, un gestor documental debe integrarse bien con esta herramienta y saber potenciar sus propias funcionalidades apoyándose mutuamente.

10. Capacidades móviles y fácil acceso a la cloud

A día de hoy, la mayor parte de las personas trabaja haciendo uso de varios dispositivos diferentes. Móviles inteligentes, tabletas, ordenadores portátiles, ordenadores de sobremesa… Pues bien, el programa debe estar adaptado a cada uno de ellos y permitir el acceso desde cualquier lugar a su cloud.

 

En conclusión, ya ha podido verse cuáles son los puntos que diferencian un buen programa de gestión documental de otro menos eficaz y eficiente. Se ha hablado de la seguridad, del uso de la cloud y de la integración. Ahora queda en mano de cada cual elegir el que más le convenga, destacando por encima de los demás, por cumplir todas las exigencias, DocuWare, donde Control Group adquirio este 2022, la categoría Partner Platinum por parte del Gestor Documental DocuWare como empresa implementadora de Gestión Documental y partner cualificado de confianza para acompañar en la digitalización de las empresas en todo el territorio nacional, además de entrar en el selecto DIAMOND CLUB PARTNER. Eso quiere decir que somos líderes en el mercado de ECM y de Gestión Documental.