10 consejos para implementar un sistema ERP
Disponer de un buen ERP de gestión empresarial para PYMES, estandard, modular y adaptable a tus necesidades, respaldado por procesos de negocio perfeccionados ayuda a las empresas a competir en el entorno empresarial actual, por eso los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son la columna vertebral de las empresas.
Si tu empresa ha improvisado soluciones puntuales con una plataforma ERP local heredada, puede ser el momento de invertir en la revisión del funcionamiento de su empresa con la implementación o migración de un ERP, al principio puede parecer una perspectiva desalentadora, sin embargo, los siguientes consejos pueden ayudarte a seleccionar el proveedor de ERP adecuado, e implementar el nuevo sistema con un mínimo de molestias y un máximo de éxito.
1- Organización
La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para repensar y optimizar el funcionamiento y organización de su empresa. Limitarse a compilar una lista de los procesos empresariales actuales, e intentar replicarlos en un nuevo sistema ERP, es el camino equivocado. Antes de iniciar el proceso de selección de proveedores, las organizaciones deben tener las bases organizativas como las cuestiones políticas, de gestión del cambio y de gobernanza. Cada empresa experimenta luchas de poder y problemas derivados de los diferentes mandatos y presiones bajo las que trabajan sus diversos grupos.
Debido a que la implementación de un ERP impacta en todos los aspectos del negocio, las empresas deben resolver problemas políticos antes de seguir adelante. Necesitan poner en marcha procesos de gestión del cambio, abordar las preocupaciones de los empleados mediante la transparencia y la formación, y resolver las cuestiones de gobernanza. ¿Quién es el propietario del ERP? Si se pasa a un modelo SaaS, ¿qué sucede con la TI interna? Esas preguntas deben responderse antes de incorporar a los posibles proveedores.
2- Procesos
Las empresas deberían utilizar una implementación o migración de ERP como una parte fundamental de sus esfuerzos de transformación digital para explorar formas nuevas y creativas de mejorar los procesos de negocio.
Además, las organizaciones deberían ampliar el proceso de lluvia de ideas para incluir no solo a los líderes de departamentos, sino también a los usuarios finales e incluso a clientes y socios.
3- Datos en orden
Un aspecto funamental es que la recopilación de datos están al día. Esto es particularmente importante, ya que las empresas luchan con problemas de la cadena de suministro y necesitan tener una visión en tiempo real de los sistemas de extremo a extremo que pueden abarcar múltiples funciones, como sitios de comercio electrónico, ventas, facturación, fabricación, gestión de inventario, entrega, soporte o servicio al cliente.
4- Requisitos empresariales
Es cierto que las organizaciones quieren actuar con rapidez para comenzar a cosechar los beneficios del nuevo sistema ERP lo antes posible, pero es mejor tomarse el tiempo necesario para realizar un proceso correcto de selección de proveedores, que precipitarse a algo de lo que quizás se arrepienta en el futuro.
Al realizar la selección de proveedores, las grandes organizaciones suelen presentar una lista enorme de requisitos empresariales. Y la mayoría de los proveedores le dirán que pueden cumplirlos todos, pero debe tomarse el tiempo para reducir esa lista para que tengan una funcionalidad única, o que proporcionen una diferencia significativa.
5- Planificación
Seleccionar a un proveedor que proporciona la misma funcionalidad que tiene ahora nunca es suficiente. La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para hacer uso de análisis y simulaciones de datos avanzados para anticipar necesidades e inquietudes futuras, para que sea una herramienta estratégica.
6- Demostración al comienzo del proceso
Realizar una demostración de su ERP que visualize las posibilidades del nuevo sistema cuando todavía hay oportunidad de recibir comentarios y, desde una perspectiva política, no parezca un hecho consumado que se les está imponiendo sin notificación previa.
7- Asociarse a largo plazo
La transición a un nuevo sistema ERP requerirá ayuda externa, ya sea por limitaciones internas de personal de TI, presiones de tiempo o falta de habilidades, esto significa tomar una decisión difícil con un impacto significativo.
Busque un proveedor que cuente con una gran experiencia en el sector, que comprenda sus procesos empresariales por dentro y por fuera, y que tenga un historial de experiencia en los procesos. También es importante asegurarse de que el proveedor de ERP y/o el socio externo tengan el alcance global para cumplir con sus requisitos.
8- Integración con otras aplicaciones
El departamento de TI sigue siendo responsable del buen funcionamiento de los procesos empresariales completos. Las aplicaciones ERP interactúan con bases de datos, apps heredadas, otras aplicaciones SaaS como CRM y aplicaciones específicas de la industria como la gestión de la calidad en la fabricación.
9- Personalización y estandarización
En el mundo de los ERP existe un constante tira y afloja entre la personalización y la estandarización. Las organizaciones suelen verse tentadas a crear sus propias aplicaciones ERP para mejorar los procesos empresariales o las experiencias de los usuarios. Sin embargo, con el tiempo, la proliferación de aplicaciones personalizadas puede crear problemas en términos de coherencia y capacidad de actualización. La estandarización de Sage 200 permite a las empresas aprovechar todas las innovaciones desarrolladas.
10- Sistema modulable
Los sistemas ERP heredados suelen ser inflexibles que no pueden actualizarse a la velocidad del negocio, pero se puede revertir esa situación con un ERP modular y adaptable a tus neceseidades.
En resumen a la hora de elegir un software de gestión, es importante prever cómo se adaptará a las necesidades del mañana, tener una solución integral de control del negocio adaptable a tus necesidades actuales y con servicios conectados, pero con la vista puesta en crecimientos futuros con flexibilidad q ue seconvierta en un software de gestión para pymes con el que puedas controlar las diferentes áreas del negocio.
