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7 fuentes de coste que debes controlar en tu empresa

Fuentes de coste que, si se controlan, nos permiten desarrollar la actividad de la empresa con el mismo nivel de calidad, incurriendo en menos recursos.

Detectar las fuentes de coste que están consumiendo recursos innecesarios, es una tarea muy importante y efectiva para mejorar los resultados. Dedicar tiempo y esfuerzo a este tipo de optimización de procesos, hace que la compañía adquiera un sentimiento de mejora continua y excelencia.  A continuación, enumeramos algunas fuentes de coste que suelen consumir más recursos de los necesarios.

  1. Papel: El papel puede generar dos fuentes de gastos que se pueden reducir si empleamos las herramientas necesarias.  En primer lugar, es muy habitual que los empleados tiendan a imprimir documentos impulsivamente y no los recojan o en ocasiones impriman documentos innecesarios. Para mantener el control del comportamiento de los usuarios y poder aplicar reglas es esencial disponer de una solución que te dé una visión completa de tu impresión. En segundo lugar, el almacenamiento de demasiados documentos en papel también es una fuente de gastos innecesarios, ya que produce que los empleados gasten mucho tiempo en la búsqueda de documentación y necesita una gran capacidad de espacio físico. Una solución de gestión documental es clave para optimizar este tipo de procesos.
  1. Las redes de contactos. No aprovechar a fondo el potencial de los contactos de la empresa, puede suponer un coste muy elevado para la empresa. Sin disponer de una herramienta para gestionar la base de contactos, estos se deterioran por falta de atención, se desconoce información importante, por ejemplo, el fin de un contrato o se quedan desactualizados. Para evitar esto, es recomendable disponer de un CRM donde gestionar las relaciones con los clientes.
  2. Materias primas. La gestión de las materias primas es vital para reducir al mínimo las mermas de estos productos. En todos los procesos productivos es inevitable que una parte de las materias primas termine por no incorporarse a la producción. Por ello, toda empresa debe optimizar el proceso de producción y compras con las mejores herramientas de gestión. Ya que estas permitirán calcular las cantidades optimas de materias primas que la empresa necesita. Conoce Sage 200c
  3. Comunicación interna. Una mala comunicación genera que muchos medios humanos y materiales se desperdicien. Ordenes mal dadas o reportes erróneos, producen ineficiencias dentro de la empresa. Una buena solución para evitar este tipo de costes en la empresa es analizar como fluye la comunicación entre los distintos miembros para así, conseguir mejoras organizativas.
  4. Datos El principal coste que proviene de los datos es no sacar todo el provecho que estos nos ofrecen para tomar mejores decisiones. El Big data ofrece a las empresas una gran cantidad de datos para mejorar la gestión de las empresas y aplicar acciones innovadores y eficaces. El diseño de un plan para el aprovechamiento de los datos y disponer de una buena herramienta de business intelligence son claves para el éxito de la empresa. En este enlace puedes ampliar la información sobre el Big Data.
  5. Energético El consumo energético de los distintos sistemas y equipos de la empresa es una decisión importante que se debe planificar. Por ejemplo, se pueden incorporar equipos demasiado sobredimensionados para la producción de la empresa que tengan un consumo demasiado elevado.  Por otro lado, el uso que se da a estos equipos puede ser otra fuente de costes reversibles. En muchas ocasiones el equipo se compra pensando en un uso y se acaba empleando para otro totalmente distinto. Por eso se debe tener en cuenta, el uso futuro que puede tener cada equipo.
  6. Espacio La utilización incorrecta del espacio es la última fuente de coste que vamos a mencionar. Esta forma de ineficiencia puede tener un impacto organizativo muy negativo en procesos como el de producción, comercialización o en la logística del almacén. Por ejemplo, en el almacenaje de artículos es posible reducir el espacio, utilizando un software que permita el almacenamiento caótico de los artículos, el cual permite aprovechar el 100% del espacio. – Descubre Mobility live SGA.

En resumen, seguro que se pueden encontrar otras fuentes de costes que se deben controlar para mejorar la productividad y resultados de la empresa. Pero lo más importante, es introducir una cultura de mejora continua en la organización que seguro que llevará a una buena gestión empresarial.

Fuente: Sage

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Somos especialistas en la implantación de soluciones globales de software, sistemas e impresión. Distribuidor oficial de: Sage, HP, Konica Minolta, Docuware, Sonicwall, Mobility live y Makro Paper.

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