5 innovaciones en gestión documental que la están cambiando.
¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de escoger una solución de gestión documental?
Cuando estás escogiendo una solución de gestión documental, es difícil conocer que funciones y características serán las más relevantes para tu negocio. Como cada negocio tiene diferentes necesidades, es importante escoger aquella solución que las cubre de mejor manera, al mismo tiempo que modernice la tecnología utilizada.
A continuación compartimos 5 innovaciones en gestión documental a tener en cuenta en el momento de escoger una solución:
1) Una interface alojada en un navegador: En el pasado, implementar una solución de gestión documental requería habitualmente complicadas instalaciones en cada estación de trabajo. Para asegurar la máxima usabilidad, busca un sistema que ofrezca todas las funcionalidades en una interface alojada en un navegador, también conocido como web client.
La gran ventaja de un html web client es que lo podemos usar en cualquier plataforma, por lo que está preparado para cubrir tus necesidades actuales y futuras. Al mismo tiempo, los usuarios encuentran sencillo adaptarse a una solución de gestión documental cuando es sencilla, intuitiva y familiar a las aplicaciones actuales de internet.
2) Una infraestructura en la nube de bajo coste: Hasta el momento las soluciones de gestión documental instaladas eran las más comunes, pero últimamente varias organizaciones se están dando cuenta de los beneficios de usar una solución en la nube, el auténtico software as a servicie. Cuando combinas la nube con un interface alojada en un navegador tu solución de gestión documental está orientada al servicio, es escalable y ofrece grandes ventajas en costes.
3) App móviles: Para seguir siendo productivos, es importante que los usuarios sean capaces de acceder, consultar y editar gran variedad de documentos desde sus dispositivos móviles. Por ello cuando escogemos una solución de gestión documental, es importante comprobar que esta permitirá a nuestros usuarios acceder a todas estas funciones desde la gran mayoría de plataformas móviles (Android, iOS y Windows pone).
En el caso de la solución de gestión documental, Docuware, ofrece una aplicación de móvil gratuita (PaperScan) que permite escanear fácilmente documentos como facturas con la cámara del teléfono.
Después de capturar las imágenes de los documentos, estas pueden ser subidas automáticamente a Dropbox, Google Drive o la solución de gestión documental, como los archivos que se escanean de manera tradicional.
4) Indexación automática: Cuando capturas documentos y los introduces en la solución de gestión documental, estas almacenando una gran variedad de contenido: documentos escaneados, correos electrónicos, archivos electrónicos… en un almacén centralizado. Para asegurar su recuperación y acceso de manera rápida y sencilla es necesario que este contenido este indexado.
En el caso de la indexación manual el usuario deberá introducir una serie de datos en distintos campos en el momento que este capturando el documento, este hecho produce un consumo de tiempo por parte del usuario y se tienden a producir errores. Con el uso del indexado automático se consigue que este proceso sea más sencillo, rápido y seguro. Actualmente la tecnología de indexación utiliza el aprendizaje para identificar las entradas de índice más relevantes basándose en las anteriores acciones del usuario. Este sistema recomienda opciones cada vez más precisas con cada nuevo documento añadido, mejorando constantemente el rendimiento del sistema.
5) Una arquitectura escalable: Para muchas organizaciones, tiene sentido iniciarse en la gestión documental implementado esta solución a un departamento o proceso. Pero es importante tener en cuenta que cuando se decida expandir el uso de la gestión documental no debemos poseer una solución que nos obligue a instalar una de nueva ya que esto nos producirá costes al tener que volver a formar a todos los usuarios.
Por ello es importante escoger una solución de gestión documental como Docuware. Esta solución es totalmente escalable y nos ofrece unos resultados excelentes tanto en el caso de que estemos empezando con un departamento o el sistema este implementado de forma global a toda la organización. Una solución de gestión documental escalable como Docuware es capaz de crecer junto a las necesidades de la organización, sin importar el número de usuarios o de documentos archivados.
En resumen, cada negocio tiene distintas necesidades y requerimientos, pero las cinco innovaciones comentadas te ayudaran a que escojas un sistema de gestión documental que sea capaz de crecer al mismo ritmo que tu negocio y ayude a este a avanzar hacia el futuro.
Fuente: Blog docuware.
